Автоматизация документооборота в строительной EPC-компании
Внедрение Directum RX и Directum Projects для управления проектной и исполнительной документацией: шаблон EPC-проекта с автосбором документов, штрих-кодирование для контроля оригиналов, диаграмма Ганта
3 направления
ИД + ПД + делопроизводство
100%
документов в электронном виде
По штрих-коду
контроль оригиналов и версий
О клиенте и задачах проекта
Строительная EPC-компания (Engineering, Procurement, Construction), выполняющая полный цикл: проектирование, закупки, строительство и сдача объекта «под ключ»
Масштаб проблемы: десятки тысяч документов на каждый проект - чертежи, спецификации, акты, журналы работ, протоколы испытаний. Бумажный архив не справлялся: версии терялись, согласования затягивались на недели, подготовка комплекта ИД для сдачи объекта занимала месяцы.
Единый реестр проектной документации
Централизованное хранилище с версионированием чертежей, спецификаций и проектных решений
Учёт исполнительной документации
Подготовка, контроль комплектности и сбор ИД: акты, журналы, протоколы, исполнительные схемы
Управление проектами
Планирование этапов строительства с контролем сроков и зависимостей - диаграмма Ганта
Контроль оригиналов по штрих-коду
Создание из шаблона → печать → подпись заказчиком → сканирование → автоматическая привязка к карточке
Шаблоны проектных папок
Автоматическое создание структуры папок при старте нового проекта с назначением ответственных
Управление правами доступа
Разграничение доступа к документации по ролям и проектам - каждый видит только свои документы
Как автоматизировали документооборот EPC-компании
Четыре направления автоматизации на платформе Directum RX и Directum Projects
Управление проектами и шаблоны
- Шаблон EPC-проекта - автоматическая структура папок: ПД, ИД, Договоры, Переписка
- Диаграмма Ганта для планирования этапов строительства
- Контроль сроков и автоматические уведомления о просрочках
- Автосбор документов в папку проекта по мере создания
Новый проект разворачивается за минуты вместо дней
Учёт, комплектность, автосбор ИД
- Карточка ИД с полным набором реквизитов: тип, объект, этап, подрядчик
- Контроль комплектности - система показывает, каких документов не хватает
- Автоматический сбор комплекта ИД для сдачи заказчику
- Учёт КС-2, КС-3, актов скрытых работ, протоколов, исполнительных схем
Подготовка комплекта ИД - автоматически вместо ручного сбора
Контроль оригиналов и версий
- Документ создаётся из шаблона в Directum RX со штрих-кодом
- Печатается и передаётся заказчику или подрядчику на подпись
- Подписанный оригинал сканируется - система автоматически находит карточку по штрих-коду
- Скан загружается как новая версия, документ отмечается как «оригинал получен»
Полный контроль: у каких документов оригинал получен, у каких - нет
Делопроизводство и маршруты согласования
- Регистрация входящих и исходящих с автоматической нумерацией
- Маршруты согласования: параллельные и последовательные этапы
- Контроль исполнения поручений с уведомлениями о сроках
Согласование за часы вместо недель
Что изменилось после внедрения Directum
Поиск документа
Комплект ИД
Контроль версий
Планирование
Аудит документооборота вашей компании
Ответьте на 8 вопросов и узнайте, какие процессы можно автоматизировать
1.Есть ли единый реестр проектной документации с версионированием?
2.Можно ли за 1 минуту найти актуальную версию любого документа?
3.Автоматизирован ли контроль комплектности исполнительной документации?
4.Ведётся ли электронный учёт КС-2, КС-3, актов скрытых работ?
5.Есть ли шаблон структуры документов для нового проекта?
6.Используется ли электронная подпись для согласования документов?
7.Можно ли получить доступ к документам с площадки (мобильно)?
8.Разграничены ли права доступа к документации по проектам?
Похожие проекты
Документооборот и управление поручениями в страховой компании
Управление договорами, планы закупок, управление поручениями, согласование приказов и распоряжений.
ФармацевтикаАвтоматизация закупок и МЧД в фармацевтической компании
Автоматизация заявок на закупку, интеграция с ARIO, деперсонализация ПД, SSO Azure AD, управление доверенностями и МЧД.
Пищевое производствоКЭДО и автоматизация договоров у производителя шоколада
Автоматизация отпусков, скорринг контрагентов, согласование договоров, интеграция с TIME AERO и 1С ЗУП.
Обучение
Курсы Академии Directum по Directum RX
Основы работы в Directum RX
Все категории пользователей Directum RX
Настройка Directum RX
Бизнес-аналитики, консультанты по внедрению, ведущие пользователи
Расширенные возможности настройки Directum RX
Опытные бизнес-аналитики, архитекторы решений
Возможности no-code настройки Directum RX
Бизнес-аналитики, ведущие пользователи, ИТ-специалисты
Частые вопросы об автоматизации в строительстве
Как работает штрих-кодирование документов?
При создании документа из шаблона Directum RX автоматически присваивает уникальный штрих-код. Документ печатается и передаётся заказчику или подрядчику на подпись. Когда подписанный оригинал возвращается, его сканируют - система по штрих-коду автоматически находит карточку документа, загружает скан как новую версию и отмечает наличие оригинала. Это даёт полный контроль комплектности архива.
Сколько времени занимает внедрение для строительной компании?
Типовой проект для EPC-компании занимает 3-5 месяцев. Первые результаты видны уже через 6 недель: запускается электронное делопроизводство и базовый учёт документации. Полная автоматизация с шаблонами проектов, ИД и диаграммой Ганта - 4-5 месяцев.
Как организованы шаблоны проектных папок?
При создании нового проекта система автоматически генерирует структуру папок: проектная документация, исполнительная документация, договоры, переписка, разрешительная документация. Каждая папка имеет настроенные права доступа и ответственных.
Подходит ли для компаний с несколькими проектами одновременно?
Именно для таких компаний решение и разработано. Directum Projects позволяет вести параллельно десятки проектов с индивидуальными планами, командами и комплектами документации. Диаграмма Ганта показывает зависимости между этапами разных проектов.
Какие форматы исполнительной документации поддерживаются?
Все стандартные форматы: акты скрытых работ, акты освидетельствования, КС-2, КС-3, журналы работ, протоколы испытаний, исполнительные схемы в форматах PDF, DWG, DOC. Система контролирует комплектность по каждому этапу.
Можно ли начать с одного направления?
Да, рекомендуем начать с делопроизводства или учёта ИД - быстрый результат за 6 недель. Затем подключить Directum Projects и штрих-кодирование. Итеративный подход снижает риски и позволяет показать ROI уже на пилоте.
Управляете строительными проектами?
Закажите демо - покажем автоматизацию исполнительной и проектной документации на примере вашего проекта
Начните цифровую трансформацию сегодня
Закажите бесплатное демо Directum RX и убедитесь в возможностях системы. Наши специалисты проведут презентацию под задачи вашего бизнеса.