Финансовый архив Directum - долгосрочное хранение и миграция данных
Централизованное хранение финансовых документов с контролем сроков, audit trail и интеграцией с внешними архивами. В кейсе: 36 000 документов и 200 000 файлов мигрированы из legacy-системы.
Проблемы хранения без единого архива
Когда финансовые документы разбросаны по папкам, почте и разным системам - растут риски и затраты.
Риски для бизнеса
- Документы не готовы к истребованию при налоговой проверке
- Нет контроля сроков хранения - документы удаляются или теряются
- Отсутствие audit trail - невозможно доказать историю изменений
- Дублирование документов в нескольких системах
Операционные проблемы
- Долгий поиск документов в бумажных и электронных архивах
- Нет единой точки доступа для всех подразделений
- Сложность миграции при смене системы
- Высокие затраты на хранение бумажных документов
Возможности финансового архива Directum
Долгосрочное хранение
Хранение документов с соблюдением законодательных сроков: 5, 10, 75 лет и более.
Полнотекстовый поиск
Поиск по содержимому, реквизитам, метаданным. Навигация по структуре архива.
Контроль сроков
Автоматические уведомления об истечении сроков хранения, акты уничтожения.
Audit trail
Полный журнал действий: просмотр, скачивание, изменение, версионирование.
Версионирование
История версий документов с возможностью возврата к предыдущей версии.
Интеграция с Delis Архив
Передача метаданных через XML и идентификация бумажных документов по штрихкоду.
Кейс миграции: из legacy-ЭДО в Directum RX
Проект Алиал Групп для международного производителя продуктов питания.
36 000+
Документов мигрировано
200 000+
Сопроводительных файлов
GUID
Сохранение идентификаторов
XML
Интеграция с Delis Архив
Этапы миграции
- Анализ структуры данных в legacy-системе
- Разработка скриптов миграции с маппингом полей
- Тестовый перенос и валидация данных
- Промышленная миграция с сохранением GUID
- Перенос сопроводительных файлов (200 000+)
- Верификация и сверка данных после миграции
Штрихкодирование документов
Уникальный штрихкод на каждой странице для автоматической идентификации бумажных документов.
- Проставление штрихкода на каждую страницу документа
- Обновление штрихкода при создании новой версии
- Загрузка сканов через службу ввода по штрихкоду
- Передача в Delis Архив для идентификации бумажных документов
- Связь электронного и бумажного экземпляра документа
Уникальный идентификатор на каждой странице
Часто задаваемые вопросы о финансовом архиве
Какие документы хранятся в финансовом архиве?
Договоры, дополнительные соглашения, счета-фактуры, акты, накладные, платёжные поручения - все финансовые документы с сохранением юридической значимости.
Как контролируются сроки хранения?
Автоматический контроль сроков хранения по типам документов (5, 10, 75 лет). Уведомления об истечении, акты уничтожения по регламенту.
Можно ли мигрировать документы из старой системы?
Да. Алиал Групп мигрировали 36 000+ документов и 200 000+ сопроводительных файлов из legacy-ЭДО с сохранением GUID и метаданных.
Что такое audit trail?
Полный журнал всех действий с документами: просмотр, скачивание, изменение, версионирование. Необходим для налоговых проверок и внутреннего контроля.
Как работает интеграция с Delis Архив?
Метаданные договоров передаются в Delis Архив через XML. Штрихкод на каждой странице используется для идентификации бумажных документов при сканировании.
Начните цифровую трансформацию сегодня
Закажите бесплатное демо Directum RX и убедитесь в возможностях системы. Наши специалисты проведут презентацию под задачи вашего бизнеса.