На платформе Directum · в реестре отечественного ПО

Электронный архив документов организации

Соберите бухгалтерскую первичку, договоры и кадровые документы в одном защищённом хранилище с поиском, контролем сроков и юридической значимостью. На платформе Directum, под контур 1С и SAP, с долговременным хранением на 10+ лет.

Как это устроено

10+ лет

долговременное хранение

Поиск за

миллисекунды

152-ФЗ

хостинг в РФ

Что такое электронный архив документов

Электронный архив документов организации — это система централизованного хранения сканов и электронных оригиналов с индексацией по реквизитам, полнотекстовым поиском и контролем сроков хранения. От файлового сервера отличается тем, что обеспечивает юридическую значимость документов (подписи УКЭП, метки времени), регламентированный доступ по ролям и интеграцию с учётной системой.

Электронный архив на платформе Directum закрывает три задачи бизнеса: сократить время поиска документа с дней до секунд, пройти налоговую проверку без авралов и перевести бумажное хранилище в цифровой формат без потери юридической силы. Архив интегрируется с 1С 8.3 и SAP, поддерживает массовое сканирование с AI-распознаванием реквизитов, рассчитан на миллионы документов и работает по 152-ФЗ на серверах в России.

Система или программа для электронного архива — в чём разница

Когда говорят «система электронного архива» — имеют в виду серверную часть: ECM-платформу с хранилищем, индексацией, разграничением прав, журналом операций и API для интеграций. Когда говорят «программа для электронного архива» — обычно имеют в виду клиентскую часть: десктоп- или веб-приложение, через которое сотрудник загружает скан, ищет документ или подписывает УКЭП.

На платформе Directum это одно решение: серверная система электронного архива + клиентская программа в одном лицензированном пакете. Не надо собирать стек из разных продуктов — серверная часть, веб-клиент, мобильное приложение и коннекторы к 1С/SAP идут вместе. Это и то, что покупают как «систему», и то, что устанавливают как «программу». Подробнее о развёртывании — в секции «Как создать электронный архив» ниже.

Электронный архив бухгалтерских документов

Счета-фактуры, накладные, акты, УПД, договоры. Поиск по контрагенту, договору, дате и сумме за секунды — критично при налоговой проверке.

Привязка к карточке 1С

Открыть скан прямо из проводки в 1С — без переключения между системами

Сроки хранения по НК РФ

Автоматический контроль 5/10/50-летних сроков, уведомления о близком окончании

Пакет для проверки за час

Подобрать все документы по контрагенту за период — несколько кликов, не поход в архивохранилище

Подписание УКЭП пачкой

Подписать сканы массово, чтобы дать им юридическую силу для проверок и суда

Если нужна узкая задача под бухгалтерию — см. также финансовый архив.

Электронный архив первичных документов

Первичка приходит из 1С, почты и бумаги. Архив принимает все три источника и сводит в один реестр с распознанными реквизитами.

📨

Из почты

Автозабор вложений с заданной периодичностью — без ручной выгрузки

🧾

Из 1С

Документы 1С автоматически уходят в архив со связью к проводке

📄

Из бумаги

Потоковое сканирование с AI-распознаванием реквизитов

По распознаванию первички в потоке: подробнее в распознавании документов в 1С — там AI-флоу для бухгалтерии, а здесь — хранение и поиск распознанного.

Долговременное хранение документов

Срок действия УКЭП — 12-15 месяцев. Срок хранения документа — 5, 10, 50 лет. Долговременный архив решает этот разрыв.

Переподписание УКЭП до истечения срока

Архив отслеживает срок действия каждой подписи и переподписывает документ КЭП ответственного лица заранее. Юридическая значимость сохраняется на годы вперёд.

Метка времени от аккредитованного УЦ

К каждому документу прикрепляется TSA-метка — независимое подтверждение существования документа в данной редакции на конкретный момент. Это закрывает споры «когда подписали» через 10 лет.

Миграция форматов

Когда формат файла устаревает (например, старый PDF/A), архив автоматически конвертирует в актуальную версию с сохранением подписей. Документ остаётся читаемым через 20+ лет.

Контроль целостности (хэш-сумма)

Каждый документ снимается отпечатком SHA-256. Любая модификация — мгновенно фиксируется в журнале и блокируется.

Сроки хранения документов по законодательству

Электронный архив автоматически отслеживает срок хранения каждого документа и блокирует удаление до его истечения. Сроки фиксируются по 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», НК РФ и приказу Росархива № 236.

Категория документовСрок храненияНорматив
Первичные учётные документы (счета-фактуры, накладные, акты, УПД)5 летНК РФ ст. 23 п. 1.8
Бухгалтерская отчётность5 лет402-ФЗ ст. 29
Договоры с контрагентами (после истечения)5 летПеречень Росархива п. 277
Лицевые счета сотрудников, расчётные ведомости50 лет (до 2003 — 75 лет)125-ФЗ ст. 22.1
Кадровые приказы по личному составу50 лет (до 2003 — 75 лет)Перечень Росархива п. 19
Документы по основным средствамсрок службы + 5 летПеречень Росархива п. 329
Уставные документыпостоянноПеречень Росархива п. 1

Архив на Directum обновляет сроки автоматически при изменении законодательства (типовой перечень Росархива обновляется примерно раз в 3-5 лет). Уведомления о близком окончании срока приходят за 90 дней — успеваем подготовить акт на уничтожение или экспертизу ценности.

Электронный архив vs файловый сервер, облако и бумага

Сравнение основных способов хранения корпоративных документов по ключевым для бизнеса критериям.

КритерийЭлектронный архив на DirectumФайловый серверОблако (Я.Диск, СберДиск)Бумажный архив
Поиск по реквизитам (контрагент, дата, сумма)✓ за секундытолько по имени файлапо имени + полнотекстручной поиск, часы
Контроль сроков хранения✓ авто, уведомлениянетнетжурнал вручную
Юридическая значимость (УКЭП + метка времени)✓ полная, 10+ летнеттолько подпись файлаоригинал в архиве
Аудит-журнал доступа✓ кто/когда/что смотрелбазовыйбазовыйжурнал выдачи
Интеграция с 1С / SAP✓ типовой коннекторнетнетнет
Хостинг в РФ, соответствие 152-ФЗ✓ on-premise или РФ-облако✓✓ РФ-провайдеры✓
Готовность к налоговой проверке (пакет за час)✓ выгрузка одним кликомсбор вручнуюсбор вручнуюсбор днями

Файловый сервер и облако — норм для оперативной работы с активными документами. Для архива (5+ лет хранения, юридическая значимость, налоговые проверки) их функционала не хватает. Электронный архив на ECM-платформе закрывает эти задачи из коробки.

Как создать электронный архив документов

От аудита до запуска долговременного хранения — 5 шагов

01

Аудит документов

Опишите объём, виды документов (бухгалтерия, кадры, договоры, проектная), источники (1С, почта, бумага), требуемые сроки хранения.

02

Сканирование и распознавание

Бумагу прогоняем через потоковые сканеры с AI-распознаванием реквизитов (контрагент, дата, сумма, номер). Электронные документы импортируем из 1С и почты.

03

Классификация и индексация

AI определяет вид документа (счёт, акт, договор, кадровый) и заполняет карточку реквизитами для последующего поиска и контроля сроков.

04

Загрузка в архив

Документы попадают в архив Directum со связями к учётным записям 1С / SAP, проставленным сроком хранения и правами доступа по ролям.

05

Долговременное хранение

Архив автоматически переподписывает документы УКЭП до истечения срока действия подписи и фиксирует метку времени — это сохраняет юридическую значимость на 10+ лет.

Архив на платформе Directum

Корпоративная ECM-платформа с встроенным ИИ и low-code — в реестре отечественного ПО. Под нагрузку до 50 000 одновременных пользователей.

🇷🇺

Реестр ПО

Включена в Единый реестр российского ПО, импортонезависимая

🔌

1С / SAP / ERP

Готовые коннекторы к учётным системам и потоковому сканированию

🤖

Встроенный ИИ

AI-распознавание реквизитов и классификация документов из коробки

Подробнее о платформе Directum RX →

Калькулятор экономии

Сколько вы сэкономите с автоматизацией

Подвиньте ползунки под ваши цифры — увидите расчётную экономию сразу.

Сейчас тратите

700 000 ₽

в год

С автоматизацией

210 000 ₽

в год

Экономия

490 000 ₽

в год

Менеджер рассчитает ROI с учётом ваших процессов и пришлёт PDF за 1 рабочий день.

Расчёт ориентировочный. Реальная экономия — 70% и выше после внедрения (бенчмарк по проектам распознавания первички и переноса в архив).

Частые вопросы

Что такое электронный архив документов?+
Электронный архив — это система централизованного хранения сканов и электронных оригиналов документов с поиском, классификацией и контролем сроков хранения. В отличие от файлового сервера, архив обеспечивает юридическую значимость хранения и удобный поиск по реквизитам и содержимому, а не только по имени файла.
Сколько лет нужно хранить бухгалтерские документы?+
Минимум 5 лет — для большинства первичных документов (счета-фактуры, накладные, акты) согласно НК РФ. Для отдельных категорий — больше: лицевые счета сотрудников и кадровые документы — 50 лет (75 лет — до 2003 года). Документы по основным средствам — весь срок их эксплуатации плюс ещё 5 лет. Электронный архив автоматически отслеживает сроки и предупреждает о необходимости архивации или уничтожения.
Имеет ли скан-копия юридическую значимость?+
Да, при соблюдении условий. Скан-копия документа, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью ответственного лица, имеет юридическую силу при налоговых проверках и в суде. Это закреплено приказом ФНС № ММВ-7-2/189@. Электронный архив Directum поддерживает массовое подписание и хранение копий с УКЭП.
Чем электронный архив отличается от файлового сервера?+
Файловый сервер хранит файлы по папкам. Электронный архив добавляет: индексацию по реквизитам (контрагент, договор, дата, сумма), полнотекстовый поиск по содержимому, контроль сроков хранения, разграничение доступа, аудит-журнал всех действий и интеграцию с учётной системой (1С, SAP). Найти нужный документ занимает секунды вместо «пойдём смотреть на сервер бухгалтерии».
Можно ли подключить электронный архив к 1С?+
Да. Архив на платформе Directum интегрируется с 1С 8.3 (Бухгалтерия, УТ, УНФ) через типовой коннектор: документы из 1С автоматически попадают в архив со ссылками на учётные карточки, а бухгалтер открывает скан прямо из карточки документа в 1С. Поддерживается также SAP и другие учётные системы.
Как устроен поиск в электронном архиве?+
Три уровня поиска: по реквизитам (контрагент, дата, номер, сумма), полнотекстовый по содержимому (включая распознанные сканы), и фильтры по виду документа и статусу. Поиск работает за миллисекунды даже на миллионах документов — это критично при налоговой проверке, когда нужно за час подобрать пакет за 3 года.
Как обеспечивается безопасность данных в архиве?+
Разграничение доступа по ролям и подразделениям, журнал всех действий пользователей (кто и когда смотрел документ), шифрование хранилища, ежедневное резервное копирование. Хостинг — в РФ, что соответствует требованиям 152-ФЗ. По запросу — развёртывание on-premise на серверах заказчика.
Что такое долговременное хранение и зачем оно нужно?+
Долговременное хранение — это режим архива, обеспечивающий читаемость документов через 10, 20 и более лет: периодическое переподписание УКЭП (срок действия подписи меньше срока хранения документа), миграция между форматами при устаревании, фиксация метки времени от аккредитованного УЦ. Без этого скан-копия через 7 лет может стать недоказуемой в суде.
Сколько стоит внедрение электронного архива?+
Зависит от объёма документов, числа пользователей и сценариев интеграции. Базовый расчёт — после короткого discovery (1-2 часа): сколько документов в месяц, какие учётные системы, нужно ли долговременное хранение и доступ извне. Получите предварительную оценку — оставьте заявку, пришлём расчёт в течение рабочего дня.
Как идёт миграция бумажного архива в электронный?+
Поэтапно: 1) аудит текущего объёма и состояния документов, 2) пилотный участок (одна категория или подразделение) — обычно 1-2 месяца, 3) массовое сканирование с распознаванием реквизитов AI и контролем качества, 4) загрузка в архив с привязкой к данным учётной системы. На больших объёмах используем потоковые сканеры и AI-распознавание, чтобы перевести миллионы листов за месяцы, а не годы.

Смотрите также

Распознавание документов в 1СФинансовый архив (узкая задача бухгалтерии)Внедрение СЭД под ключПлатформа Directum RX

Получите расчёт электронного архива под ваш объём

За 1 рабочий день пришлём предварительную оценку: стоимость, сроки, этапы и сценарии интеграции с вашей учётной системой.